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超級完整的外貿業務員工作流程全攻略
日期: 2017-03-30
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超級完整的外貿業務員工作流程全攻略:

這些流程不是一天都要做的但是是所有的外貿業務員都需要知道的,超級完整版

一.外貿業務工作流程:
1. 整理报价:
針對不同客戶詢盤,提供相關報價資料。其中,對于出口産品的報價主要包括:産品的質量等級、産品的規格型號、産品是否有特殊包裝要求、所購産品量的多少、交貨期的要求、産品的運輸方式、産品的材質等內容。所有正式報價單需打印出來,並由經理簽字存檔。
2. 处理样品:
制作詳細樣品單,向工廠索取樣品,以免工廠錯誤打樣。收到樣品之後,應核對樣品尺寸,質量和照片,確保寄出的樣品同報價吻合,可以按照其生産。另,針對有的工廠的樣品費用問題同工廠和客戶協商。並針對寄樣費用,同客戶協商,協商不了的情況下,彙報上級,達成解決之道。寄樣需記錄相關寄件信息,以便及時追蹤和後查。
3. 订货(签约):?
貿易雙方就報價達成意向後,買方企業正式訂貨並就一些相關事項與賣方企業進行協商,雙方協商認可後,需要簽訂《購貨合同》。在簽訂《購貨合同》過程中,主要對商品名稱、規格型號、數量、價格、包裝、産地、裝運期、付款條件、結算方式、索賠、仲裁等內容進行商談,並將商談後達成的協議寫入《購貨合同》。合同需由業務和經理審批,填入“出口合同審核表(訂單跟蹤表)”,盡可能將各種預計費用都列明。通常情況下,簽訂購貨合同一式兩份由雙方蓋本公司公章生效,雙方各保存一份。?
4. 收取订金或信用证:
4.1:如果是L/C付款的客戶,通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到,收到L/C後應業務員和單證員分別審查信用證,檢查是否存在錯誤,交貨期能否保障,及其它可能的問題,如有問題應立即請客人改證。?
4.2:如果是T/T付款的客戶,要確認定金已經到賬。
5. 下国内生产定单:
在收到信用證或預付款的前提下,開始進行備貨。根據訂單制定生産計劃單,經過審批後,下達到生産部進行生産。如需要,應同時下條碼貼紙的生産單給工廠,此類印刷品應要求工廠提供倍品,並確保掃讀OK,以免影響出貨。
6. 追踪和验货:
在備貨過程中,生産部同步進行生産進度彙報,對生産完的産品進行入庫登記,以便業務人員掌握整個訂單的生産進度。一般在交貨期前一周,通知公司驗貨員驗貨。如客戶指定人員檢驗。一般要在交貨期兩周前與驗貨人聯系,預約驗貨時間,確保在交貨期前安排好時間。確定後將驗貨時間通知工廠。
注:每次新産品出貨,需有大貨樣品留底。
7. 租船订舱:
7.1.在備貨的同時,如果本票業務不爲客戶指定貨代,則向貨運代理公司詢
價,確定本次出運的貨代公司
7.2、在貨物全部生産、包裝完畢後,生産部制作裝箱單,業務人員根據報來的裝箱單,結合合同及信用證貨物明細描述,開列出倉通知單。通常在開船一周前可拿到定倉紙。?
7.3、單證儲運部門根據出倉通知單、工廠制的裝箱單、信用證統一繕制全套的出運單據。出運單據包括出口貨物明細單、出口貨物報關單、商業發票、裝箱單。
7.4、单证储运部门先将出口货物明细单传真给貨代公司进行配船订舱,确认配船和费用后,准备全套报关单据(出口货物明细单、报关委托书、出口货物报关单、商业发票、装箱单、出口收汇核销单等)寄到貨代公司用于报关、出运;
7.5、在貨代公司确认配船和费用后,收到貨代公司送货通知单(要求在指定日期前将货物运至指定仓库)。
8. 报检:
国家法定商检产品需拿到商检证书。一般应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。货物经检验合格,附报检委托书、外销合同、信用证复印件、商业发票、装箱单、纸箱证等单据取得商检局出具换证凭单,寄到貨代公司用于报关。
9. 申领核销单:?
單證人員憑出口貨物明細單在本公司申領核銷單。
10. 出口报关:
在拖櫃同時將報關所需資料交給合作報關行,委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間(船截關前)。
10.1单证部门拿到核销单后,将貨代公司报关所需的报关委托书、出口货物报关单、出口收汇核销单、商业发票、装箱单、外销合同用快件寄出。联系并确认貨代公司收到上述单据。
10.2公司负责商检的人员将商检换证凭单寄给貨代公司,貨代公司凭收到的商检换证凭单,到出入境检验检疫局换取出境货物通关单。
10.3公司根据貨代公司的送货通知按时将货物送到貨代公司指定的仓库。报关通过后,貨代公司安排集装箱拖货至船公司指定的码头。
11. 收款:
11.1.准備文件:督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤後,向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的,要先傳真提單樣板給客人,得到確認後再要求船公司出正本。並同時准備其他相關文件(商業發票/一般原産地證/裝箱單等)。
11.2. 交单:
采用L/C收彙的,應在規定的交單時間內,備齊全部單證,並嚴格審單,確保沒有錯誤,才交銀行議付。?
采用T/T收彙的,在取得提單後馬上傳真提單給客人付款,確認受到余款後再將提單正本及其它文件寄給客人。?
12.核銷退稅:
一般在報關之日起90天內核銷,核銷後公司方可到稅務局申報退稅。
13.業務登記/存檔:?
每单出口業務在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。
14.售後問題的處理:
因出口産品供貨方原因産生的出口産品錯發/漏發/質量不合格導致客戶提出質量、數量索賠的,業務人員應及時處理。
注:以上業務處理事宜:1/2/3/4/5/6/12/13/14,並應同單證報關人員緊密配合工作,處理好相關交接工作,以免産生問題。

二.現有客戶維護和新客戶開發:

1.現有客戶關系維護
1)處理好定單和索賠問題,保證交貨期和産品質量,協調與客戶之間的關系
2)適時對重點客戶制定相應的促銷和優惠政策,並提供一定程度的廣宣支持,塑造良好的企業和品牌形象。
3)在國外的重要節假日裏,需發送電子賀卡以示問候。
4)及時向客戶提供我司最新産品信息和産品目錄。
2.新客戶開發
通過展會、網絡、走訪市場及其他途徑努力開拓市場,尋找新的客源。

三.其他相關職責:

1.外事接待
2.建立客戶檔案,産品檔案,質量信息反饋表和制定出口貨物統計台帳。並對每筆定單的技術狀態表、形式發票、銷售合同及附件進行備份,以備查用。
3.留意市場動態並收集相關産品和市場信息,統計、整理、歸檔。
4.提交月/季度報表和年度總結。
5.注意不斷提高業務員自身知識和素養。

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    2017 - 05 - 05
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